【メールBOX整理術】フォルダ分けの必要性/分類例/5つのコツを紹介！

あなたのメールBOXは、綺麗にフォルダ分けされていますか？

社会人にとって、メールは仕事の必須ツール。
ほとんどの方は、毎日メールBOXを開いていることと思います。

そんな経験を通して、本記事では、フォルダ分けの必要性/分類例/コツをご紹介します。
きっとこれを読めば、より快適にメールを使いこなせるはずです。

フォルダ分けの必要性

あなたは、「1週間前にAさんから来たXXXXに関するメール」を、すぐに見つけることができますか？
これこそが、「フォルダ分けをする必要性」ということです。
フォルダ分けをしておくことで、必要なメールが後から探しやすくなります。

また、処理済みのメールを各フォルダに分類していくことで、受信トレイ内のメールが減っていきます。
こうして、見落としなく、全てのメールを処理することができるようになります。

これらの理由から、「メールのフォルダ分けは必須」と言えます。

フォルダ分類例

[例1] 案件で分類

多くの方にオススメしたい方法が、案件ごとのフォルダ分類です。
この切り口が、後日メールを探す時に最も利便性の高い切り口だからです。
案件に分類したフォルダ内で、「送信者」や「件名」で検索/ソートを掛ければ、すぐに目的のメールを探し出すことができます。

私自身も、案件ごとにフォルダ分けをしています。
商品企画業務をしているため、商品名ごとにフォルダを作成しているような感じです。

[例2] 取引先で分類

もし、顧客対応などがメイン業務であれば、取引先ごとの分類がオススメです。
社内の人事異動などに伴い、取引先とのやり取りが自分からAさんに変わる場合もあると思います。
普段からメールのフォルダ分けをしておけば、Aさんに該当フォルダごと共有することができますよね。
非常に便利です。

取引先の数が多すぎるという場合は、業種などでいくつかのカテゴリーに分け、カテゴリーごとにフォルダを作成するなど工夫しましょう。

[例3] 重要度で分類

業務上、案件や取引先ごとでの分類はできないという方は、重要度に応じてフォルダ分けをするという方法もあります。
この場合、「高/中/低」のように分けていくことになります。

注意したいのは、重要度を判断するための基準が必要ということです。何となくで分類していると、日によって判断基準が異なり、フォルダ分けが崩壊してしまいます。
「クレーム系の重要度は高」「庶務連絡系の重要度は低」など、自分の中のルールを明確にして分類するようにしましょう。

フォルダ作成時のコツ 5つ

① シンプルなフォルダ名にしよう

フォルダ名は、可能な限りシンプルにしましょう。
シンプルにすることで視認性が向上し、分類時の作業負担が軽減されるからです。
「ABC株式会社」ではなく「ABC」の方が見やすいですよね。

また、文字数を減らすことで、スマホでの作業性にも効果があります。スマホでメールを処理することが多い方は、ぜひ意識するようにしましょう。

② 細かすぎる/多すぎるフォルダ分類はやめよう

フォルダ分けを始めると、つい細かく分類してしまうという方がいると思います。
また、徐々にフォルダが増えていき、フォルダの数があまりにも多いという方もいるかもしれません。

細かすぎる/多すぎるフォルダ分類をすると、フォルダを探すのに苦労します。
時間がもったいないので、スクロールしなくても全て表示できる程度の数に収めましょう。

③ MECE(モレなくダブりなく)を意識しよう

MECEという考え方をご存じでしょうか。
必要要素を網羅している状態、かつそれらが重複していない状態を「MECE(ミーシー)」と言います。
メールのフォルダ分けにおいても、この考え方が重要です。

モレがあれば、どこにも分類できないメールが出てきます。
ダブりがあれば、どちらのフォルダに分類すべきか判断する必要が出てきます。
この視点を忘れないよう、ご注意ください。

④ メールマガジンは専用フォルダを作ろう

メールマガジンが毎日のように届くという方もいると思います。
その場合、メールマガジンごとにフォルダを作成することをオススメします。

また、送信者のメールアドレスはずっと一定のはずですので、フォルダ自動振り分け設定を行い、フォルダ分けの手間を省きましょう。
こうしておくことで、後からまとめてメールマガジンを確認することができますよね。

⑤ 「処理済みBOX」だけでも作成しよう

ここまで読んで、「それでもフォルダ分けが面倒くさい」「うまく分類できる自信がない」という方もいると思います。

そんな方は、受信トレイ以外に「処理済みBOX」だけでも作成するようにしてください。
こうしておけば、少なくとも「未処理/処理済み」を分けることができ、メールの見落としを格段に減らせるはずです。

以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひお読みください。

まとめ

以上、メールのフォルダ分けの必要性/分類例/コツをご紹介しました。

初めのうちは、メールを一通一通分類していく作業が面倒に感じるかもしれませんが、慣れれば全く負荷に感じません。
ご紹介した5つのコツを参考にしながら、「可能な限り頭・時間を使わずに分類できる方法」を検討していきましょう。

私は、「メールを制する者は仕事を制す」と信じています。
その基盤のひとつが「フォルダ分け」ですので、手を抜かずに取り組むことをオススメします。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！