【新入社員・若手必見】仕事の優先順位を正しく付けるコツとは

世の中には、仕事ができる部下と、できない部下がいます。
具体的にどんな人のことを「仕事ができる」というのでしょうか？

「仕事ができる部下/できない部下」の決定的違いはズバリ、「優先順位の付け方が上手か下手か」です。
私は多くの新入社員を教育してきましたが、この違いは歴然としています。

本記事では、仕事の優先順位を上手に付けるコツを徹底的に解説します。

仕事の優先順位を決めるための指標

まず、仕事の優先順位を決めるための指標は、以下の3点です。

(A) 重要度

「どんな顧客の案件なのか」「誰から頼まれた仕事なのか」「何に使用する資料なのか」というように、様々な状況から重要度を判断します。
重要な仕事しかない！と言われるかと思いますが、それらを比較して順位付けする必要があります。

(B) 緊急性

これは非常にわかりやすい指標です。「納期はいつなのか」ということのみです。
来週〆切の仕事より、今日〆切の仕事を優先させるのは当然ですよね。
なお、設定された納期よりも余裕を持って終わらせるということは心がけましょう。

(C) 所要時間

「その仕事にどれくらいの時間がかかるのか」ということです。
ここで言う「その仕事」とは、「メールの返信」「資料の作成」など、目の前の作業自体のことを指します。
案件全体のことを考えてしまうと所要時間が計算できなくなってしまいますので、あくまで1アクションに対する所要時間と理解しましょう。

仕事の優先順位の正しい付け方

上記3つの指標を用いた、正しい優先順位の付け方を解説します。
基本ルールは以下の通りです。

ルール① 緊急性の高い(＝納期ギリギリの)仕事を最優先

これは当然ですね。仕事において納期を守ることは最重要です。
納期ギリギリの仕事を持っているのであれば、他のどんな仕事より優先させるべきです。

ルール② 所要時間の短い仕事を優先

仕事の重要度・緊急性に関わらず、短時間で完了する仕事は、真っ先に片付けましょう。

私の場合は15分を目安にしています。15分以内に終わる仕事は優先してさっさと片付けるのです。
これをしないと、「すぐ終わる仕事なのに、なぜいつまで経ってもやらないんだ」と上司に思われてしまいます。

例えば、「メールの返信」も短時間ですのでこれに当たります。
特にメールの場合、相手から次の返信がないと仕事が進まない、というケースも多いですよね。
自分が返信をしないままロスしている時間(＝自分にボールがあって、仕事は何も進んでいない時間)を最小限にする必要があるので、まず真っ先にメールを処理してから自分の仕事に取り掛かることが重要です。

ルール③ 重要度の高い仕事から順に片付ける

あとは、重要度で仕事の優先順位をつけていけばOKです。
重要度の比較はどうしたらいいのかという疑問は、担当業務や立場によって様々ですので、同僚や先輩に相談してみると良いでしょう。

優先順位付けが下手な人の特徴

優先順位付けが下手な人というのは、ルール②とルール③の順序を逆だと思っているか、もしくはルール②自体をそもそも考慮していないことが多いです。
「重要な仕事から順にやったらいいんでしょ」と単純に考えていてはNGです。

まずは短時間で終わる仕事を全て片付けるということを心に刻んでください。
例え自分が他の作業中であっても、5分で終わる仕事を頼まれたら、頼まれた仕事を優先すべきだと私は考えます。

優先順位が付け方が下手な部下に対して、上司は「頼んだ仕事はいつになったらやってくれるんだ」「そんなことより先にこれをやってくれよ」と不満を感じます。
結果、「あいつは仕事ができない」という評価を下されてしまうのです。

まとめ

仕事ができる部下/できない部下の決定的な違いはズバリ、「優先順位を付けるのが上手か下手か」です。

優先順位を付けるための指標と基本ルールは以下の通りです。

優先順位というのは、仕事の効率に直結します。
無駄な時間を作らず、短時間で成果を出すために最も重要な能力こそ、「上手に優先順位を付ける能力」なのです。

どうせ同じだけの仕事量をこなすなら、上手に優先順位を付けて、上司に高い評価をされたいですよね。
慣れてくれば、いちいち考えなくても自然と正しい順序で仕事をこなせるようになりますので、心配はいりませんよ！

「仕事を速くこなしたい」「上司から信頼されたい」という方は、以下の記事も併せてお読みください。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！