【受信トレイをカラにする】メールの見落としをゼロにするたった1つの簡単な方法

皆さんは仕事で「返信してください」と催促されたことはありませんか？

私は、メールの返信を催促されたことは1度もありません。
1日に70通、多い時は100通以上のメールを受信していますが、「見落としていた」「返信し忘れていた」ということは一切ありません。

それは、常に受信トレイをカラにしているからです。

「受信トレイをカラにする」とは一体どういうことなのか、本記事でご説明します。

なぜメールを見落としてしまうのか

そもそも、なぜ人はメールを見落としたり、返信を忘れたりしてしまうのでしょうか。

その理由はたった1つです。
「膨大なメールの中に、重要なメールが埋もれてしまうから。」

これ以外には考えられません。
メールの受信数が少なければ見落としなどはあり得ないからです。
そして、受信するメールが全て重要・返信が必要という訳ではありません。
重要でないメールや返信不要なメールもたくさん受信している、というのがポイントです。

「受信トレイをカラにする」とは

果たして「受信トレイをカラにする」とはどういう意味なのか、まずは手順からご説明します。

まず、受信したメールは、全て受信トレイに入ってきますよね。
この受信トレイに入っている膨大なメールの中から、返信が必要なメールを探し対応しようとする。そんな方法をしているから、見落としや返信漏れが生じるのです。
「あとで返信しよう」と思ってそのまま放置…なんてことが日常茶飯事なのではないでしょうか？

あらかじめメールの選別を行った上で、必要なメールに対応するという順序が重要です。
その選別のために、[処理済みBOX]が必要になるのです。

そして毎日、受信トレイをカラにしてから(＝全て[処理済みフォルダ]に移動させてから)退勤することを心がけましょう。
その日の仕事をその日のうちに片付けることができれば、返信を催促されることはなくなるはずです。

受信トレイをカラにできない時もある

当然、毎日綺麗にカラにできるとは限りません。

誰かに確認をしてからでないと返信ができないメールや、すぐに返信をすべきではないメールなどもあるでしょう。
そんな時は受信トレイに残したままでOKです。
できれば、「◯日までにご連絡します」と返信しておくとより親切です。

受信トレイをカラにすることだけを考える必要はありません。
カラにすることが目的になってしまうと、雑にメールを処理したり、無視して[処理済みフォルダ]に放り込んでしまったりする可能性があります。

大切なのは、「常に自分のタスク量を把握する」ことです。
「今日、自分はあと何通のメールに返信する必要があるのか」すら分かっていない人が、他の仕事を満足にこなせる訳がありません。

まとめ

今日からでもできる簡単な方法ですよね。
これを実践している人は少ないですが、やれば確実に効果があります。
「仕事に追われる自分」から、「仕事をこなす自分」に変化するはずです。

皆さん意識していないと思いますが、実生活ではこれを実践しているのです。
郵便受けに入ったハガキ・手紙・広告の中から、まず不要なものは捨てて、必要なものだけに目を通していますよね。
そして不要になれば捨てる、必要であれば保管する、と処理するのではないでしょうか。

本記事は、「メールでもこれを実践しましょう」という簡単な話なのです。

ちなみに私は、[処理済みフォルダ]ではなく、[開発案件][庶務連絡]などといった業務内容ごとのメールフォルダを用意しています。
わざわざ振り分けるという手間は多少かかりますが、後からメールを検索しやすくなる点がメリットです。
あまりフォルダを細かく分けすぎないように注意しましょう。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！