【適当に付けてない？】メールの件名にこだわるべき2つの理由・付ける際の5つのポイント！

私は、大手メーカーで商品企画業務をしています。

1日に30件近いメールを打っており、業務のメインはメールです。
そんな日々の中で、「件名にこだわらずにメールを打っている人が非常に多い」と感じています。
件名を適当に付けると、受信者に混乱を与えるだけでなく、最悪の場合はメールを読んでもらえないこともあります。

本記事では、メールの件名にこだわるべき理由と、件名を付ける際のポイントをご紹介します。

件名にこだわるべき2つの理由

① 人は件名で「メールの重要性」を判断する

あなたがメールを読むとき、どんな順番で読むか想像してください。
重要そうなメールから読むのではないでしょうか。

その重要性を判断するための要素のひとつが、「件名」なのです。
件名だけで「読まなくちゃ」と思わせることができれば、120点です。

② 人は件名で「仕事ができる人か」を判断する

「メールの件名を見ればその人の仕事ぶりが分かる」という話は、多くの経営者が口にすることです。
ポイントを掴んで、簡潔にわかりやすい件名をつけることで、社内の評価はグッと上がることは間違いありません。

「そんな小さなことで」と馬鹿にする人もいるかもしれませんが、「そんな小さなことで」評価が上がるのなら、素晴らしいことです。

件名を付ける際の5つのポイント

① 件名の文字数は15文字が目安(最大30文字以内)

受信者のデバイスやメールツールの種類によって異なりますが、15文字程度であればスマホでも表示が可能です。
件名が15文字で収まらないという場合でも、最大30文字程度に収めましょう。長すぎる件名は受信者が読む気になれません。

15文字を超える場合は、前半15文字に重要なキーワードが入るように工夫しましょう。

② 件名だけで内容が想像できる文言が良い

「XXXXについて」という件名を見ても、果たしてXXXXの何に関するメールなのか全くわかりませんよね。それでは件名の意味がありません。

受信者が、その件名を見ただけである程度内容を想像できるような文言を使用することが重要です。
適切な件名をつけることで、後からメールを検索する際にも非常に役に立ちます。

③ 「関して」「ついて」は不要

これは①にも関連することですが、件名は「如何にシンプルにわかりやすく」伝えるかが重要です。

そう考えると、件名によく使いがちな「関して」「ついて」といった言葉は最初に切除されるべき文言なのです。

④ 要件が変わったら件名も変える

メールのやり取りをしていると、途中から要件が変わることがあるはずです。
要件が変わっても件名を変えないと、後からメールを探しにくくなります。
また、途中からメールに加わった人が内容を理解できずに苦しむことになります。

誰にとってもデメリットだらけですので、速やかに件名を変えましょう。

⑤ 【要確認】【〆切4/20】などと目立たせる

先頭にこれを付けることで、一気に目を引く件名となります。
ただし、日頃から多用しすぎると効果はなくなってしまいますのでご注意ください。

特に重要な場合のみに使用することです。
あくまで、「必殺技」として心得ておきましょう。

まとめ

件名にこだわってメールを打っている人かどうかは、受信者側もわかります。
「たかが件名、されど件名」です。絶対に侮ったり、手を抜いてはいけません。
皆さんの社内にも「優秀な件名を打つ人」はいるはずです。
ぜひ探してみてください。

また、メール本文の書き方については、以下の記事を参考にしてください。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！