大手メーカーで商品企画業務をしているきのこです。
当然、日々の業務の中には会議がつきものですが、「長い会議」というのが社会人の大きなストレスのひとつになっています。
「1時間も会議したのに、結局何も決まらなかった」「会議中の無駄な時間が多い」「会議のせいで仕事が捗らない」と日々感じている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、会議の在り方を見直すために、30分の会議、15分の会議の意義と内容構成をご紹介します。
「会議は1時間」という常識は捨てよう
皆さんの勤務先では、一回の会議にどれほどの時間を掛けているでしょうか。
日本の多くの企業の場合、「会議は1時間」という常識が浸透しているように思います。
一体誰が決めたのかわかりませんが、私のスケジュールにも、当然のように1時間の会議がゴロゴロしています。
そして、1時間で設定された会議は、必ず1時間かかるのです。
早く終わることなど滅多にありません。
本来は30分で終えられる会議であっても、参加者は「1時間かかる会議」と思って出席するため、だらだらと1時間話し続けてしまうのです。
首がもげるほど頷いている人も多いのではないでしょうか？(笑)
もしその会議が30分で終われば、残りの30分で重要なメールを2件は処理できますし、簡単な提案書を3件は作成できます。
仮に、1日に2回の会議があったとして、その会議が全て1時間から30分に短縮されたとします。
すると、30分 × 2回 × 240日(年間の平日) ＝ 14,400分 ＝ 240時間 の時間が生み出され、これは1日8時間労働と考えれば、30日分の時間に値します。
1年間のうち、30日分もの労働時間を無駄に過ごしている可能性があることを、まずは自覚することが必要です。
なお、無駄な会議については、以下の記事で詳しく解説しています。
併せてお読みください。
「30分の会議」を基本にしよう
私の経験上、30分で終わらせることが可能な会議は山ほどあると思っています。
もし30分で終わらなければ、最大30分と決めて延長すれば良いのです。
人間の集中力は15分が上限とも言われており、前半・後半で15分ずつというのは理にかなっています。
後半15分が重要なパートです。議論の最終的な決定に至らなくても、「次回の会議で何を決めるか」だけは決めてから解散するという意識を持ちましょう。
30分で会議を終わらせるためには、出席者各自の事前準備も必要になります。
「なぜこの会議に自分が呼ばれたのか」「求められることは何か」を考え、必要な資料も含め準備した上で会議に臨むのです。
そうすることで、会議での無駄な会話を最小限にし、議論も活発化させることができます。
「15分の会議」を頻繁に行おう
チーム内でのミーティングや、上司との連携という目的では、15分の会議が効果的です。
前提として、「普段から情報共有ができており、背景の説明が不要である」という関係性での会議です。
少人数で行うことが多いと思いますので、議論時間も10分でOKです。
こうした会議を頻繁に行うことで、業務効率が上がります。
それだけでなく、従業員間での誤解やコミュニケーション不足による無駄な作業も激減されるのです。
1時間の会議を月に1回行うのと、15分の打合せを週1回(＝月4回)行うのと、どちらの生産性が高いかは想像できますよね。
ただ注意したいのは、議論・決定が必要のない案件については、メール報告の方が良いということです。
メールで済まない案件のみ、15分会議を開催しましょう。
まとめ
毎日何気なく出席していた会議には、無駄な時間が沢山あるのです。
会議は他人の時間を拘束します。
それを最小限にすることが、組織として生産性を上げる最も重要なことだと私は感じています。
30分の会議、15分の会議と言われれば、出席者の集中力もきっと上がるはずです。
そうして、生産性の高い時間を共有することで、社員のモチベーションUPにも繋げられることは間違いありません。
本日より、「1時間の会議」を捨て、より短時間で有意義な会議を開催して参りましょう。
なお、会議には議事録や備忘録がつきものです。
詳細は以下の記事を参考にしてください。
最後までお読み頂き、ありがとうございました！
