【だらだらNG】メールを箇条書きで書くべき理由/手順を解説

私は、メールを1日平均30通ほど書いています。

メールを書いていると、つい長くなってしまったりすることありますよね。
何が伝えたいか曖昧になってしまったり、相手にうまく伝わらなかったり、そんな経験はありませんか？

結論から言いますが、メールは「可能な限り箇条書きで書く」ということを心がけてください。
これだけで、上記のような悩みの大部分は解消できると思います。

本記事では、箇条書きでメールを書くことのメリット・デメリット・手順をご説明します。

箇条書きのメリット

読みやすくわかりやすい

だらだらと書かれた長文の中から、ポイントを拾い出す作業は非常に疲れます。
皆さんも学生時代、国語や英語のテストで文中から必要情報を見つける作業をした記憶があると思います。

メールの受信者にこうした作業をさせるのは酷ですし、最悪、大事な情報を見落とされる可能性もあります。
読み手が理解しやすいメールを書く、そのために箇条書きは必須です。

書き手の頭もロジカルに整理される

箇条書きで書こうとすれば、自然と書き手の頭も整理されます。
「伝えたいこと」「背景」「課題」「今後の進め方」など、今ある情報をカテゴリー分類し、それぞれの繋がりを明確にしながら書いていく必要があるからです。

打つ文字数が少なくて済む

箇条書きにすることで、無駄な接続詞や枕詞などを省略することができるため、打つ文字数を最小限にすることができます。
これは送信者側のメリットでもありますが、結果的に文字数が少ないメールは受信者のメリットにもなります。

箇条書きのデメリット

経験上、デメリットはほとんどありません。
唯一挙げるとすれば、以下の一点です。

臨場感が出ない

箇条書きを使うと、どうしても機械的な印象を与えてしまうため、読み手に臨場感が伝わりません。
当たり前なのでわかると思いますが、メールで感謝や感動を伝える際には、箇条書きは適さないと言えます。

箇条書きの手順

① 情報を分類し見出しを付ける

「背景」「課題」「取組」など、情報を分類し見出しをつけます。

② 箇条書きで書きだす

「・」で箇条書きしていくのが一般的だと思います。
ただし、後段で補足等をする場合には、示しやすいように「➀②③」「(A)(B)(C)」を使用すると良いでしょう。
下段の箇条書きのメール(例)を参考にしてください。

③ 順序を調整する

どの順序で箇条書きするのが分かりやすいかを考え、順番を並べ替えてください。
見出しの順序だけでなく、1つの見出し内の箇条書きの順序も調整する必要があります。

まとめ

前述したとおり、箇条書きで書くことは、書き手にも読み手にも大きなメリットがあります。
むしろ、箇条書きにせずだらだらとしたメールのせいで、コミュニケーションがうまくいかないケースは多々あります。
「メールは箇条書き」を胸に刻んで仕事に取り組みましょう。

メールの書き方ついては、併せて以下の記事もお読みください。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！