【要チェック】仕事ができない人のメール 5つの特徴

本記事はこんな方にオススメ！

自分の書く文章は分かりにくいと思うことがある
メールの書き方で怒られることがある
メールで相手に誤解を与えてしまうことが多い

「仕事ができない人」というのはやや厳しい表現ですよね。
ここでは、「仕事ができない人＝重要でないことに時間を掛けてしまう人、他人の時間を浪費させてしまう人」と定義します。

気付かぬうちにこうした評価をされてしまわないよう、気を付けましょう。

私自身、日々70件程度、多い時には100件以上のメールを読んでいますが、仕事ができる人とできない人のメールは天と地ほど違うように感じます。

きのこ

同じ日本語を使って同じような仕事をしているのに、ここまで書き方に差が出るのかと驚くほどです…

本記事では、「こんなメールを打ってはいけない」という視点で5つのポイントをご紹介します。
あなたのメールは大丈夫か、ぜひ一度チェックしてみてください。

仕事ができない人のメール 5つの特徴
まとめ
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仕事ができない人のメール 5つの特徴

① 誤字脱字がある

これは基本中の基本ですね。
誤字・脱字があるだけで、メールの信用は一気に下がってしまいます。
「正しいことを書いている」と思ってもらうために、最低限必要なラインです。

特に取引先とのメールには気を付けましょう。
誤字・脱字のあるメールを受け取った取引先は、「大切にされていない」と感じます。
今後の関係性にも大きく影響してくることが考えられます。

② 横文字が多く内容がわかりにくい

「エビデンスが必要」「コンセンサスをとる」「ナレッジを集める」など、横文字を使うことでわかりにくくなっていませんか？
そもそも横文字を、ニュアンスだけで使っていませんか？

同じ職場・同じ背景を知っている間柄であれば、誤解は招きにくいかもしれません。
しかし、あなたの言う「エビデンス」や「コンセンサス」が具体的に何を指すか、相手は本当に理解しているでしょうか。
そういった言葉ひとつひとつが、誤解を生む原因となり得ます。

③ 話題や時系列が前後している

ついさっきの打合せの話題から始まり、1週間前のやりとりに遡り、今後の取組みについて書いている。
そんなメールを見たことはないでしょうか。
これでは時系列がぐちゃぐちゃです。

思いついた順番で書くのではなく、読みやすい・理解しやすい順番で書くことです。

④ 一文が長い

まずは、次の文章を読んでみてください。

新製品については、多くの顧客から高い評価を頂いており、その理由として主なものは商品のデザイン性と画期的な機能性とのことですが、一方で、価格が従来品と比較して10%程度高く設定されていることから、販売数量が想定以下であるとの報告も上がっており、コストダウンによる販売価格の引き下げが直近の課題と考えております。

如何でしたか？途中で読むのが嫌になりましたよね。
少し極端な例を出しましたが、こんなメールは読み手の時間を奪います。
では、少し書き換えて1文を短くしてみましょう。

(修正後)
新製品については、多くの顧客から高い評価を頂いております。
①商品のデザイン性　②画期的な機能性　が高評価の理由です。
しかし、価格が従来品と比較して10%程度高く設定されており、販売数量が想定以下であるとの報告も上がっております。
直近の課題はコストダウンによる販売価格の引き下げと考えております。

今度は如何でしょうか。読みやすくなりましたね。
読みやすさの境界線は、「1文60文字」だとされています。
3文目の「しかし～」が56文字ですので、長くてもこの程度ですね。
あなたも自分の書いたメールを、60文字以内になるよう区切ってみてください。

⑤ 結論や伝えたいことが一目でわからない

だらだらと背景や経緯を書いた後に、「つきましては、XXXXについてご教示頂けますでしょうか。宜しくお願い致します。」とメールを締めくくっていませんか？

こんなメールを受け取った読み手は、途中まで何の話をしているのかわかりません。
そして最後のその2文をみて、「ああ、それが言いたかったのね。」となります。
最悪の場合、最後まで読んでもらえない可能性すらあります。

「結論ファースト」はビジネスの基本ですが、メールでも同様です。
「XXXXについてご教示頂けますでしょうか。背景としては…」と続ける方が、読み手にとって100倍親切な書き方と言えるでしょう。
必ずしも全て結論ファーストの構成にできるとは限りません。
しかし、「一目でこのメールの重要ポイントがどこかを伝える」という意識を持って書くことが重要です。