【1分でも速く！】メールを速く書くための3つのステップ

1日にどれくらいの時間をメールに使っているでしょうか。
当然、職種によって大きく異なると思いますが、参考までに日本ビジネスメール協会による統計データをご紹介します。

如何でしょうか。
私自身、非常にメールが多い仕事をしており、平均値の1.5～2.0倍のメールを日々処理しています。
メール術を身に付けることは仕事効率をUPさせる上で、最も簡単な方法です。
本記事では、メールをとにかく速く打つということに特化して、3ステップをご紹介します。

Step① 定型化するためのインフラを整える

メールは定型化することで書くスピードも上がりますし、読みやすい文章になります。
ここでは、定型化するためのインフラ整備を2点紹介します。
既に実践済みの方もいるかもしれませんが、もしまだであれば必ず実践しましょう。

署名登録

署名登録をすることで、毎回のメールで自分の名前等を書く必要が無くなります。
また、「いつも大変お世話になっております。」など、毎回メールで打つ文章を署名に追加して設定しておくと、打つ手間を省くことができます。

署名については、以下の記事で詳しくご紹介しています。

単語登録

ユーザー辞書に思いつく限りの単語・文章を登録しましょう。
① 画面下タスクバーの「あ」「A」を右クリック
② 「単語を登録」をクリック

このように登録すると、例えば「あり」を変換すれば「ありがとうございます。」と打つことができるようになります。
この単語登録は、メールを打つ速さを格段に上げるための技です。

Step② 書く技術を向上させる

ブラインドタッチをマスターする

まずはタイピングソフト等を活用し、ブラインドタッチをマスターしましょう。
これができない事には、いつまで経ってもメール作成は速くなりません。
誰しも初めは地道な努力が必要です。

平仮名入力をマスターする

多くの方は、ローマ字入力をしていると思います。しかし、速くメールを打つためには、平仮名入力の方が有利です。
ローマ字入力は基本2つのキーを入力して1文字打つ仕組みですが、平仮名入力は基本1つのキーを入力して1文字打つことができます。
慣れるまでに時間とストレスはかかりますが、仕事ができる人の中には平仮名入力をマスターしている人が多く存在します。

Step③ 考える時間を短縮する

構成を考えながら打つ

構成をしっかり考えてからメールを作成するように教わった方も多いかもしれません。
実際に、構成がぐちゃぐちゃなメールは、受信者に大きなストレスを与えます。
しかし、構成を考えてからメールを打つのでは、速さは向上しないのも事実です。
理想は「構成を考えながら分かりやすいメールを打つ」ことだということを忘れてはいけません。
「考えながら書く」ためのコツは、①まずは相手の質問にシンプルに答える ②間に差し込む補足の文章を加えていく という手順で進めることです。①を打ちながら②を考えるのです。

小さな表現にはこだわらない

「宜しくお願い致します。」と「宜しくお願い申し上げます。」は、どちらでも良いのです。
日本語には、同じ意味で違う言い回しの言葉が多数存在します。
当然、ニュアンスが違う場合は丁寧に言葉選びをする必要がありますが、同義であれば悩む時間がもったいないです。そんな小さなことに拘らず、次のメールを処理しましょう。

まとめ

「メールをとにかく速く打つ」に特化した内容をご紹介しました。

経験上、メールが速い人は、圧倒的に仕事の質が高いです。
ただし当然、「速ければ良い」というものではありません。
「速いこと」よりも「わかりやすいこと」が最優先であることは決して忘れないでください。
特に「公正を考えながら打つ」というのは、慣れるまでは絶対にやらない方が良いです。
相手に伝わる美しいメールを打てるようになってから、徐々に挑戦するようにしていきましょう。

なお、メールの内容は、以下の記事を参考に打つと良いでしょう。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！