【社会人・就活生】メール署名の必要性と内容を徹底解説！(テンプレートあり)

本記事では、社会人・就活生という立場に応じて、メールの署名の必要性と内容を徹底解説します。ぜひ参考にして下さい！

私自身、日々、何十通というメールを処理しています。
受信するメールの中には、署名がついていない or 署名の内容が不十分なメールも少なくありません。
本記事を参考に、「ちゃんとした署名」を設定しましょう。

署名とは

メールの最後についている「差出人情報」です。
メールを送る際に自動的に挿入されるように設定をしておくことができます。
署名があることで受信者は安心感を覚えます。
ビジネスメールにおける「名刺」の役割を果たしていると考えましょう。

(署名の例)
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ゼロイチ きのこ
XX株式会社　XX部　XX課
〒123-4567
東京都△△区△△1-2-3
E-MAIL：xxxxxx@xxx.com
TEL：080-1234-5678
FAX：03-1234-5678
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署名のメリット・デメリット

メリット

送信者情報を正確に伝えることができる

メールの最後に「佐藤」と書いても、どこの「佐藤」からのメールなのか受信者は分かりませんよね。
受信者に対し、差出人(自分)の企業名・部署名などを正確に伝えるためにも、署名は必要です。

受信者の業務負荷を軽減する

受信者が、送信者(自分)に電話しようと思った時、何か荷物を送ろうと思った時、署名内に情報があればすぐに行動に移せます。
こちら(自分)としても、あらかじめ署名をつけておくことで、オフィスの住所を聞かれて返信する手間をなくすことができます。

メール作成時の時間短縮になる

毎回メールの最後に自分の名前を打つのは、少し面倒ではありませんか？
小さなことですが、無駄を徹底的に省く習慣の積み重ねが生産性向上のカギです。

デメリット

情報漏洩のリスクがある

職場の情報(オフィス住所等)であれば問題ないかもしれませんが、携帯番号等の情報が万が一漏洩した際には、被害を被る可能性があります。
職場のメールなのかプライベートのメールなのか、宛先は社内なのか社外なのか、状況によって署名の内容を検討する必要があります。

情報を更新する手間がかかる

当然ですが、記載情報が変われば署名を変更する必要が出てきます。
頻繁に所属部署や電話番号が変更になる方にとっては、署名の更新は面倒ですよね。

署名作成時のポイント

必須内容

社会人

• 社名/部署名
• オフィス住所
• メールアドレス
• 電話番号

就活生

• 学校名/学部名
• メールアドレス(ビジネスに適したもの)
• 電話番号

アドバイス

• 罫線などを使用し、シンプルで見やすいものにしましょう。
• デザインに♡や♪などを使うのは避けましょう。
• 企業の場合は、企業HP等や広告等を挿入してもOKです。
• 就活生は、就活用のメールアドレスを用意しましょう。

テンプレート集

コピペOKです。
枠線と内容は、自由に組み合わせてご利用ください。

まとめ

署名設定はメール利用の最初の一歩です！
まだ署名を付けていない社会人・就活生は、必ず本日中に設定しましょう。
また、メールの新規作成時のみならず、返信時にも必ず署名を付けるようにしましょう。
新規作成時のメールにしか署名が載っていないと、受信者が住所や電話番号を知りたいときに、昔のメールを探す手間がかかってしまいますからね。

また、実際に打つメールの内容は、端的で分かりやすい必要があります。
以下の記事を参考にしてください。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！