【無駄な会議】特徴5選・対策3選・出席or欠席の判断基準とは

社内の無駄な会議に1日何時間も費やしている方、いませんか？

日々の生活を振り返って下さい。
社内会議に莫大な時間を使っているという人も多いと思います。

以下、パーソル総合研究所の調査結果です。

これらの会議すべてが無駄とは言えません。
しかし、特に大企業などでは、「無駄な会議が多すぎる」という事実が問題視されています。

本記事では、無駄な会議の特徴・対策・出席or欠席の判断基準について解説します。
自分の時間を上手に使うためにも、会議を取捨選択していくことが必要ですね。

では、さっそく見ていきましょう。

無駄な会議の特徴 5選

社内に転がっている無駄な会議には、どんな特徴があるでしょうか。
ここで5つご紹介します。

① ただの報告会

「会議」という名の「報告会」である場合、それは無駄であることが多いです。
なぜなら、報告はメールでもレポートでも可能だからです。

報告会は、わざわざ人の時間を拘束してまで行うものではありません。

② 60分超の会議

60分超の会議も、基本的には無駄な場合がほとんどです。
時間が長くなるのは、議題が明確でないか、雑談が多いかです。

多くの会議は60分も必要なく、30分・15分で十分でしょう。
詳しくは以下の記事をお読みください。

③ 目的がない会議

何のために集まっているかが分からない会議も少なくありません。
「会議の形骸化」ですね。

事前に目的・議題・何を決めるかが明確になっていないと、このような事態に陥ります。

④ 出席者が多い会議

無駄な会議の特徴として、「出席者が多い」というのも挙げられます。

会議とは、「議論をする場」です。
1度も発言しない人がゴロゴロいるような会議は、意味がありません。

⑤ 何も決まらない会議

「結論」が何も決まらない会議こそ、本当に無駄な会議です。

情報を共有して、やらなければいけないことを指摘・確認しただけの会議であれば、それはメールで十分です。
「何かが決まってこそ会議」であることを忘れてはいけません。

無駄な会議への対策 3選

では、無駄な会議に時間を浪費しないためには、どのような行動が必要でしょうか。

① 欠席する

まずは、そんな無駄な会議には出席しないことです。
会議招集をされたとしても、「別件があり欠席させて頂きます。必要な情報などあれば事前に関係者に共有します。」と伝えればでOKです。

どうせやっても無駄な会議ですから、あなたが欠席して困るということもないでしょう。

② 途中退席する

会議が始まってから、「この会議は無駄だ！」と気付くこともあるでしょう。
そんな時は、迷わず途中退席しましょう。

電話が掛かってきたフリをするか、急用ができたフリをするか、適当な理由を考えましょう。
「途中退席は勇気がいる」と感じるかもしれませんが、意外と誰も気にしていないので大丈夫です。

③ 内職する

「欠席も途中退席もできない」という場合には、内職するしかありません。
ノートPCを開いて、メールの処理や資料作成など、必要業務を進めましょう。

リモート会議などであれば、なおさら内職しやすいですよね。
とにかく、無駄な会議にボーっと時間を浪費している時間をゼロにすることが必要です。

出席or欠席の判断基準

会議は、出てみて初めて無駄だと気付くこともあります。
そのため、事前に出席or欠席を判断することはなかなか難しいですよね。

ここでは、その判断基準を3点ご紹介します。

① 事前に議題・検討事項が明確になっているか

議題・検討事項が明確になっていない状態で始まる会議は、基本的に出席する必要はありません。
各参加者が事前準備をした上で、「決める意思」を持って会議に参加することが望ましい姿です。

必要に応じて主催者に催促し、これらの情報を参加者に案内してもらうようにしましょう。

② 出席したら仕事が進むか

「その会議に出席したら自分の仕事が進むか」という視点で出席or欠席を判断するのもひとつの手です。

意味ある会議は、出席した人の仕事をスムーズに進めるために行われるものです。
そのため、自分が出ても何も仕事が進まないような会議には、出席する必要はないと言えます。

③ 議論に参加する必要があるか

会議の議題に対して、自分が言いたい意見があれば、出席することが望ましいと言えます。

逆に言えば、「どんな結論になっても良い」という程度の会議であれば、欠席で良いでしょう。
会議後に決定事項を共有してもらえれば、それで十分です。

まとめ

会議の開催者からすれば、より多くの人に参加してもらった方が楽です。
なぜなら、「自分のいないところで勝手に決めるな」と後から言われることもないですし、欠席者への情報共有も必要なくなりますからね。

だからこそ、招待を受け取った側が、取捨選択していくことが必要なのです。
訳も分からず、言われるがままに会議に出席してはいけないということです。

効率よく自分の業務を進めるためにも、会議を上手に断ることを学びましょう。

「無駄な会議」以外にも、大企業には様々な「大企業病」が蔓延しています。
気になる方は、以下の記事も併せてお読み下さい。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！