【仕事を速くこなしたい】仕事が遅い人の特徴・遅い原因と改善策

ビジネスパーソンにとって、仕事が速い/遅いというのは、最も重要なスキルと言えます。
一般に、「仕事が速い＝仕事がデキる」と評価されるからです。

「速いだけじゃなく、正確であることも大事なんじゃないの？」と思われるかもしれません。
しかし、実態として、「正確で遅い人」よりも「多少ミスがあっても速い人」の方が高い評価を受ける傾向にあります。

本記事では、仕事が遅い人の特徴・遅い原因と改善策をご紹介します。

ぜひ、参考にしてください。

仕事が遅い人の特徴

「仕事が遅い人」とは具体的にどんな人のことを言うでしょうか。
ここでは3つの特徴をご紹介します。

① 反応(対応)が遅い

「メールの返信が遅い人」が代表的です。
依頼/質問されたことに対して、いつまでも連絡をしないと、「仕事が遅い」と評価されてしまいます。

② 納期を守らない

納期が決まっている仕事も多いと思います。
納期を守らない、納期を軽視している、といった人も「仕事が遅い」と評価されてしまいます。

③ 報連相ができない

メールを返信するために時間が掛かってしまう事情があったり、納期が守れない正当な理由があったりすることもあると思います。
そんな時、「報告・連絡・相談」が適切にできないと、「仕事が遅い」と評価されてしまいます。

仕事が遅い原因と改善策

仕事が遅くなってしまうのには、明確な理由があります。
自分はなぜ仕事が遅いのか、その原因をまずはしっかり理解してください。

① 仕事を速くこなすことの重要性を理解できていない

まず確認すべきこととして、あなたは仕事を速くこなすことの重要性を理解していますか？
仕事が遅いことの根底に、「多少遅れても問題ない」「最悪、誰かが手伝ってくれるだろう」といった気持ちがありませんか？

このような甘えがある限りは、仕事が速くなることは絶対にありません。
自分に任された業務は、しっかりとやり遂げる意志を持ちましょう。

もっと言えば、「業務時間内に終えること」をしっかり意識することです。
時間さえ掛ければ、誰でも仕事は終えられますからね。

② タスク管理が正しくできていない

あなたは、自信のタスク管理をどのように行っていますか？
上司に「この案件どうなってる？」と聞かれた時、すぐに答えることはできますか？

Excelなどで簡単なタスク管理表を作成することをオススメします。
そして、「この案件には、どんな課題があって、今誰がボールを持っていて、いつまでに終える必要があるか」ということを、最低でも週に1度は確認するようにしましょう。

こうすることで、「いつまでに何をする必要があるか」が明確になります。
また、自分自身が行う業務だけでなく、「あの人に催促しておかないと」「あの部署に協力してもらわないと」というように、自分以外の人に働きかけるべきタスクにも気付くこともできます。

③ 優先順位付けが正しくできていない

タスクが明確になっていても、いざ業務を行うときに、何から行ったら良いか迷っていませんか？
正しい優先順位付けができていない場合、業務の処理速度も遅くなりますし、場合によっては納期を守れないという事態にも陥りかねません。

仕事の優先順位は、「重要度・緊急性・所要時間」から判断します。

そして、以下の手順に従って決めていくのが鉄則です。

• 手順① 緊急性が高い(＝納期ギリギリの)仕事を最優先
• 手順② 所要時間が短い仕事を優先
• 手順③ 重要度の高い仕事から順に片付ける

詳細は、以下の記事をお読みください。

④ メール処理が正しくできていない

メールを見落として返信が遅くなってしまったり、メールの処理に無駄な時間を使ったりしていませんか？
タスク管理と同時に大事になるのが、「メール処理能力」です。

受信したメールを適切に処理して、見落としをゼロにするためには、「受信トレイをカラにする」という方法が効果的です。
「処理済みBOX」を用意して、そこに不要なメールを放り込んでいくのです。

詳細は、以下の記事をお読みください。

また、仕事を速くこなすには、メールを速く美しく書く能力も重要です。
以下の記事では、メールを速く書く方法や、箇条書きで書く方法を紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

⑤ 業務量が能力を超えている

上記の原因の他にも、業務によっては、Excelの処理能力であったり、システムを使いこなす能力が必要という場合もあります。
当然、思い当たる業務の効率化は図っていくべきです。

しかし、相当の努力をしても仕事が時間内に終わらない場合、それはもはや業務量が能力を超えている可能性があります。

あなたは「仕事が遅い」のではなく、「仕事が多すぎる」のです。

そう感じた場合は、身体を壊す前に上司に相談しましょう。
役割体制を見直し、人員を増やすなどの相当の処置をしてもらうことです。

まとめ

まずは、人への反応(対応)を第一に考えましょう。
自分ひとりで進められる業務は、最悪の場合、残業すれば終わらせることができるからです。

「この人は反応(対応)が速いな」と思ってもらえれば、それだけで「仕事が速い」と評価される可能性もあります。

そして、自分の業務の進め方をもう一度見つめ直し、改善策を講じていきましょう。
「時間が経てば自然と仕事が速くなる」なんてことは絶対にあり得ませんからね。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！