大手メーカーで商品企画業務をしているきのこです。
ビジネスパーソンにとって必須アイテムである「メール」と「電話」。
どちらもコミュニケーションツールのひとつですが、「どちらを使うべきか…」と悩んだ経験はありませんか？
もしくは、「なんでこれを電話で伝えてくるんだ」と、上司や部下に対して不満を感じたことはありませんか？
小さなことかもしれませんが、これらを上手に使い分けられないと、周りからの信頼をどんどん失う可能性がありますよ！
本記事では、メールと電話の使い分けについて徹底的に解説します。
具体例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください！
メール/電話の特徴
メールの特徴
メールは、時間帯や相手の状況を考えず、また複数人に同時に送ることができます。
受信者も、自分に時間のある時に読めばいいという点が大きなメリットです。
しかし場合によっては、無視されたり、見落とされてしまうこともあるでしょう。
また、文字での会話であるため、記録に残しやすい、論理的/明確に内容を伝えやすいというメリットがあります。
一方で、文字による誤解が生じたり、会話に時間が掛かったりという欠点があるといえます。
メールのメリット
- 時間帯を選ばずに連絡できる
- 複数人に同時に伝えられる
- 文字として会話記録が残る
- 会話が論理的に/明確になりやすい
メールのデメリット
- コミュニケーションに時間が掛かる
- 無視/見落としの可能性がある
- 感情などが伝わりにくい
電話の特徴
電話で話をすれば、相手の返答や反応もすぐにもらえます。
声のトーンやスピードで、言葉の裏にどんな感情があるか察しやすい点がメリットです。
しかし、基本は1対1の会話で、会話記録が残らないという欠点があります。
また、言葉で伝えるため、細部のニュアンスまで伝えやすい反面、意見や結論があいまいになってしまうといったデメリットがあります。
電話のメリット
- 返答や反応が速い
- 確実に相手に伝えられる
- ニュアンスや感情を伝えられる
電話のデメリット
- 時間帯を気にする必要がある
- 基本は1対1のみ
- 会話記録が残らない
- 意見/結論が明確になりにくい
基本はメールで仕事しよう
メールと電話、それぞれのメリット/デメリットを見てきました。
ここからは、「じゃあどっちを使ったらいいの？」という内容に入っていきます。
結論から言うと、「メールで仕事をするのが基本」です。
これを深く命に刻んでください。
「連絡は基本電話」「何かあったらすぐに電話する」という人に、仕事がデキる人はまずいません。
その理由は、次の5つです。
メールを使うことのメリット以上に、電話のデメリットが大きすぎるのです。
特に4点目については、経験者も多いのではないでしょうか。
「電話して色々話したけど、結局何をしたら良いんだっけ」となってしまっては、時間を使ってコミュニケーションをとった意味がまるでありません。
「メールでは伝わりにくい」「電話の方が伝えやすい」と感じる方も多いようですが、大抵の場合、「メールで伝えられないのは文章力がないだけ」です。
自分の能力不足が、他者に迷惑を掛けて良い理由にはなりませんよね。
わかりやすいメールを速く書くことが、デキるビジネスパーソンの要件です。
私は、その方法として、メールを箇条書きで書くことを推奨しています。
興味のある方は、以下の記事をお読みください。
こんな時に電話を活用しよう
では、電話は全く不要かといえば、そんなことはありません。
次のようなケースでは、メールより電話で連絡した方が良いでしょう。
特に5点目の「謝るとき」は、可能な限り電話をするようにしましょう。
メールだけで謝られても、誠意を感じないという人は多いはずです。
メール＋電話も効果的！
「メールと電話どちらか」ではなく、「メール＋電話」も活用しましょう。
例えば、以下のようなケースでは、この方法が効果的です。
「メールで依頼を送り、すぐに電話を掛ける」「電話で依頼し、すぐにメールでも送る」どちらでも構いません。
両方を使うことで、誠意を伝えつつ、内容を分かりやすく口頭でも説明し、記録にも残すことができます。
ただし、あまりにも多用しすぎるのは逆効果です。
「しつこい」「断れないように念押ししている」などと思われてしまう可能性がありますので注意してください。
まとめ
大切なのでもう一度言いますが、「メールで仕事をするのが基本」であることは忘れないでください。
その上で、必要に応じて、電話を活用するようにしましょう。
電話を掛ける前に、「本当に電話が必要か」と思いとどまるくらいがちょうどいいと思います。
また、状況によっては「メール＋電話」で連絡することも効果的です。
頭の片隅に入れておくと良いでしょう。
メールを読んでくれない上司・電話ばかり掛けてくる上司にストレスが溜まっている方は、以下の記事も併せてお読みください。
最後までお読み頂き、ありがとうございました！
