大手メーカーで商品企画業務をしているきのこです。
仕事には会議がつきものです。
そして会議には「議事録」が必須なのです。
新入社員の中には、人生で初めて議事録を書くという方も多いと思います。
議事録が速く美しく書ければ、入社早々、「仕事ができる」と評価してもらえる可能性が高くなります。
本記事では、議事録作成の5つのStepと、コツ/テクニックをご紹介します。
議事録作成が初めてという方や、上手く書けないという方は、ぜひ最後までお読みください。
議事録とは
会議で話し合った内容を文書として記録したものを「議事録」といいます。
誰がどんな発言/質問/回答をしたのかを文字に起こして、関係者と共有したり、参考資料として残しておくために作成します。
議事録を作成すると、以下のメリットがあります。
なお、「議事録」と似たものに、「備忘録」があります。
「備忘録」はいわゆる「メモ」です。
「備忘録は議事録の手抜きバージョン」と思われがちですが、備忘録の方が優れている点もあります。
備忘録に関する具体的な内容は、以下の記事をお読みください。
議事録に記載すべき内容
会社に議事録のフォーマットがあれば、それを使用して作成しましょう。
もしフォーマットがないという場合には、最低限、以下の項目を議事録の初めに記載するようにしましょう。
以上の項目を記載したら、いよいよ中身の作成に入ります。
決定事項やToDoを議事録の頭に書くというのがポイントです。
こうすることで、読んだ人が一目で会議の内容を把握することができるからです。
議事録作成の5つのStep
① 会議を録音&メモする
会議中は必ず録音とメモをしましょう。
メモを取る際に必ず押さえたいのは、「誰が話しているか」です。
誰が質問したのか、誰が答えたのか、後から分からなくなってしまうというケースがよくありますので、注意が必要です。
② 議事をひたすら書く
録音を聞きながら、ひたすらにパソコンに打ち込んでいきましょう。
速く打つには、当然タイピングスキルが必要になります。
その他の技術として重要なのは、「議事録に残す必要のない発言や余談などを瞬時に判断する」というスキルです。
これができれば、不要な文章を打つ時間を省略できます。
書く際のコツ/テクニックに関しては、後ほど詳細にご説明します。
③ 決定事項やToDoを冒頭に記載する
②の中から、決定事項・ToDoを吸い出し、議事録の頭に箇条書きで記載していきましょう。
ToDoについては、「誰が」「いつまでに」という点を明確に記載する必要があります。
④ 音読する
議事録を書き終えたら、音読してみましょう。黙読ではなく、音読です。
声に出して読むことで、誤字脱字・文脈の違和感・文章がおかしい点などに気付くことができます。
また、出席者の発言の意図と間違った記載がないか、必要に応じて上司や先輩などに確認してもらうと良いでしょう。
⑤ 関係者に共有する
内容に問題がなければ、関係者への共有が必要です。
読んでもらって初めて意味を成すのが「議事録」だからです。
会議終了後、24時間以内に関係者に共有するのが一般的と言われています。
共有すると、各所から修正依頼が入る可能性もありますので、都度対応する必要があります。
議事録作成時のコツ/テクニック
実際に言葉で話されたものを文章に起こす際には、以下のことに気を付ける必要があります。
これらを実践するだけで、一気に読みやすい議事録になります。
① 指示語(これ/あれ等)を書かない
会議中は、資料を指しながら指示語を使うことも多いと思います。
しかし、議事録に記載すべきではありません。
「議事録を読んだだけで内容がわかる」ということが必要ですので、指示語は全て具体的な表現に書き換えましょう。
② 文を短く切り、一文を短くする
会議中の発言をそのまま文字に起こすと、一文が長くなってしまうことがよくあります。
発言者も、考えながら言葉と紡いでいることが多いからです。
そのため議事録では、文は可能な限り短く切り、読みやすい形式に直すことが必要です。
③ 数字は必ず記載する
会議中の発言に出た数字は、必ず記載するようにしましょう。
会議で決定した方針や流れは記憶に残りやすいですが、具体的な数字は記憶に残りにくい情報と言えます。
ですから、数字は「記録」することが必要なのです。
数字を記載すればするほど、その議事録の重要性/信頼性は高いものになります。
④ 資料のページ数を記載する
各発言が対応している資料のページ数を記載しましょう。
議事録を読んだ時、「何について話しているか」がわからなければ、何の意味もありません。
必要に応じて、(ppt資料8頁参照)などと記載するようにしましょう。
⑤ 必要に応じて順序を入れ替える
会議では、「Aに関する議論の後、Bの議論に移ったのに、またAについての意見が出る」といったケースが多々あります。
そのような場合、議事録では、Aの議論を一ヵ所にまとめて記載することが望ましいと言えます。
これが読者にとって読みやすい形だからです。
必要に応じて、記載した議事録の順番を入れ替えることもテクニックです。
まとめ
何より、「議事録を読めば会議の全貌がわかる」という目的を忘れないことが最重要です。
その目的を第一に考えて、必要な情報は書き、不要な情報は省き、体裁を整え、読みやすくするのです。
初めのうちは、訳も分からず、聞いたままに書いてしまうかもしれません。
それでも少しずつ、本記事の内容を意識して練習を重ねることで、美しい議事録を速く書けるようになります。
一緒に頑張りましょう!
最後までお読み頂き、ありがとうございました!