【議事録よりも優れている？】「備忘録」3つのメリット/活用すべきケースとは？

企業に勤める社会人であれば、会議の議事録作成をした経験もあると思います。
議事録の作成には時間が掛かりますし、書いても活用されることが少ないため、あまり意味を見出せないという方も多いと思います。

本記事では、「備忘録」のメリットと、活用すべきケースについてご紹介します。
「どんな会議にも議事録が必要」と考えていると、時間や体力の浪費に繋がってしまいます。
効率よく仕事を進める上で、「備忘録」の活用は必須ですので、ぜひ参考にしてください。

議事録と備忘録の違い

まずは、議事録と備忘録の違いについて簡単に解説します。

「議事録」は、会議の内容や質疑の内容を文字に起こして記録した文書のことです。
会議中に誰がどんな発言/質問/応答をしたのかを明確に記し、それを読んだだけで会議の内容や雰囲気が分かるということが重要です。

対して「備忘録」は、見聞きした内容を忘れないために記録するためのであり、いわゆる「メモ」です。
決定事項・検討事項・参考意見を簡単に箇条書きで記録したものですので、議事録ほどの詳細な内容は記載しません。

備忘録を作成する3つのメリット

① 作成時間を大幅に短縮できる

議事録は、「会議の内容を詳細に文字に起こす」という性質上、文字数が非常に多くなります。
1時間の会議であっても、Wordで2～3ページ必要になるケースが少なくありません。

対して備忘録であれば、決定事項や検討事項を簡単に記すのみです。
箇条書きで書くことで、文字数をより減らすことができます。
ほとんどの場合、Wordで1枚以内に収まる程度の文字数になるでしょう。

書く文字数が少なければ、作成に要する時間も当然少なくなります。
もし会議中にパソコンでメモを取ることができれば、後からわざわざ備忘録の作成時間をとる必要もありません。

会議の記録は短時間で完了させ、次の仕事に時間を使うと良いでしょう。

② 議題への理解が深まる

前述した通り、会議の内容を詳細に記録する「議事録」に対し、「備忘録」はあくまで「要点を簡潔に」書いたものです。

「要点だけを書く」というのは意外と難しいものです。
議論や背景をしっかりと理解しなければ、必要な情報/不要な情報の判断もなかなかつかないからです。
すなわち、「備忘録を書こう」とすることで、会議での集中力向上・議題の理解が深まるといった効果が期待できます。

聞いたままにだらだらと議事録を書いてみたが、議論の内容はよくわからない…という事態に陥らないためにも、あえて「備忘録」を書く訓練をしてみるのも良いでしょう。

③ 関係者に読んでもらいやすくなる

書く文字数が少ないということは、当然、読む文字数も少なくなります。

あなたが「議事録」と「備忘録」を受取った場合、より目を通しやすい/読もうと思えるのはどちらでしょうか。
もちろん、文字数の少ない「備忘録」ですよね。

議事録や備忘録は、読まれてこそ意味のあるものです。
「関係者への情報共有」という目的を考えた時、「読みやすさ」は非常に重要な要素です。
その点、備忘録の方が優位性が高いと言えます。

備忘録を活用すべきケース

では、どんな場合に「議事録」ではなく「備忘録」を活用すべきなのでしょうか。
当然、社風や上司によって異なりますが、ここでは、私が「議事録ではなく備忘録にしよう」と判断する基準を2つご紹介します。

① 少人数での会議/ミーティングの場合

会社の役員なども出席するような大きな会議では、議事録を作成し、誰がどんな発言をしたかを明確にすることが必要です。
会社の方向性を決定する大事な会議であることが多いからです。

対して、部内など、少人数で行われた会議/ミーティングでは、議事録を作成する必要はありません。
出席者の顔ぶれや立場も分かっていますし、議題も比較的小さいことが多いため、備忘録の方が有効的です。

② 特に指示がない場合

極論かもしれませんが、会社や上司から特に指示がなければ、基本的には備忘録でOKでしょう。

備忘録を作成した結果、もし「議事録を作成してくれ」と言われたら、備忘録に書き足していけば良いのです。
議事録を作成するように後から指示されることもあるため、会議の録音などはしっかり取っておくことをオススメします。

まとめ

私自身、業務上ほとんどの場合、「議事録」ではなく「備忘録」を作成しています。
「議事録：備忘録＝8：2」くらいの割合でしょうか。

勘違いされる方も多いのですが、「備忘録は議事録の手抜きバージョン」というのは大きな間違いです。
備忘録の方が優れている点も多いため、状況によって使い分けると良いでしょう。

なお、議事録については、以下の記事で詳細に解説しています。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！